Las grandes empresas que poseen miles de vehículos, y, son responsables de una gran cantidad de conductores en varios estados, o incluso en diferentes países, enfrentan una variedad de desafíos únicos en lo que respecta a la gestión de flotas.
Los ocho desafíos que enfrentan los administradores de flotas empresariales incluyen:
- Evitar la sobrecarga de información
- Integración de los datos de la flota en los sistemas de software existentes
- Utilizar los activos por completo
- Solucionar pequeños problemas rápidamente
- Gestión de un equipo disperso geográficamente
- Encontrar información específica de la flota rápidamente
- Sistemas de software que son escalables y capaces de manejar un crecimiento rápido
- Controlar el uso de los activos de la empresa
- Evitar la sobrecarga de información
Problema: una flota genera una gran cantidad de datos para que los administradores los revisen, cuanto más grande es la flota, más información se genera. Los dispositivos GPS, generalmente están configurados para actualizar su posición cada dos minutos. Se refiere, a 30 actualizaciones cada hora, 720 todos los días. Si tiene una flota de 50 000 vehículos, el tamaño de algunas de las flotas que usan software de administración de flotas, entonces se envían alrededor de 36 millones de paquetes de información a los administradores de flotas para su revisión todos los días.
Solución: el software de gestión de flotas empresariales, proporciona herramientas para hacer frente, filtrando toda la información que no es importante, y, solo mostrando los datos que sí importan. Un ejemplo de esto, es la funcionalidad de alerta en tiempo real, que brinda a los gerentes información valiosa sobre áreas específicas de interés.
Las alertas se pueden configurar y personalizar para monitorear reglas comerciales específicas y, si se infringen, los gerentes pueden recibir un correo electrónico instantáneo (que podría enviarse a un dispositivo móvil), todo en tiempo real. Por supuesto, monitorear miles de vehículos podría generar muchas alertas, por lo que el software de administración de flotas proporciona un panel que le permite monitorear fácilmente el rendimiento general de la flota, con áreas de preocupación específicas.
- Integración de los datos de la flota en los sistemas de software existentes
Problema: las flotas empresariales trabajan en grandes corporaciones que ejecutan una gran cantidad de sistemas de información dispares, los cuales deben funcionar de manera armoniosa y eficiente. Los sistemas de software que no se integran dan como resultado una productividad reducida, ya que los datos deben ingresarse varias veces o transferirse manualmente entre aplicaciones.
Solución: trabajar con flotas empresariales para asegurarse de que su solución de gestión de flotas sea la opción perfecta; la empresa cuenta con los recursos de desarrollo internos, así como con una amplia red de socios para hacerlo realidad.
- Asegurarse de que todos los activos de la flota se utilicen por completo
Problema: cuanto más grande es una empresa, más activos deben administrarse y utilizarse. Esto aumenta la posibilidad de que los activos “desaparezcan” o no se utilicen en todo su potencial, lo que representa una pérdida significativa de inversión y costo para la empresa.
Solución : después de instalar un software de gestión de flotas, algunas empresas han “redescubierto” vehículos que habían estado inactivos. El seguimiento por GPS, garantiza que todos los vehículos se tengan en cuenta y se utilicen de manera eficiente.
Las flotas, a menudo encuentran que, el seguimiento por GPS les brinda la información que necesitan para tomar decisiones rentables, sobre la compra de vehículos adicionales, qué tipo de vehículos comprar o decidir si pueden deshacerse de los vehículos existentes. Esta es una excelente manera de descubrir posibles ahorros de costos, que se pueden implementar en toda la empresa para mejorar drásticamente los resultados finales.
- Solucionar pequeños problemas rápidamente
Problema: en una gran empresa, a menudo pueden pasar desapercibidos los pequeños problemas para los administradores de flotas; a veces, estos problemas solo se descubren después de una gran crisis o incidente que puede tener serias ramificaciones para la empresa, sin mencionar las pérdidas causadas por la fuga de ingresos.
Solución: la gestión de grandes flotas, puede ser tan detallada como lo necesite con alertas en tiempo real. Estas alertas, pueden activar un correo electrónico lo que permite a los administradores de flotas abordar el problema en ese momento. Los administradores de flotas empresariales que utilizan las alertas pueden asegurar que los pequeños problemas no crezcan y se conviertan en grandes dolores de cabeza.
- Gestionar un equipo disperso geográficamente
Problema: las flotas que operan a través de las fronteras estatales, o incluso a nivel internacional, enfrentan dificultades para comunicarse con los conductores remotos; ubicar vehículos en un área determinada puede requerir zoom y desplazamiento interminables a través de un mapa.
Solución: cuando su flota se extiende por una gran área geográfica, debe poder acercar y alejar el mapa de su flota de manera rápida y eficiente. El software de gestión de flotas, está equipado con mapeo avanzado y agrupamiento espacial, para permitir a los gerentes pasar de tener una vista de gran angular de toda su flota, a profundizar en un vehículo específico en cualquier lugar, donde la flota esté operando dentro de la red GPS. El agrupamiento espacial, crea mapas más significativos, agrupa miles de activos de manera inteligente y brinda una vista limpia y organizada de su flota.
- Encontrar rápidamente información específica de la flota
Problema: dado que los administradores de flotas de grandes empresas son responsables de una gran cantidad de activos, poder ubicar un vehículo específico puede ser como encontrar “una aguja en un pajar de datos”, lo que genera una pérdida de tiempo y una frustración innecesaria.
Solución: las grandes flotas, deben realizar un seguimiento de los activos utilizando otros medios además de la ubicación en el mapa. El panel de administración de flotas ofrece una poderosa opción de búsqueda que está lista para identificar un activo específico en solo unos momentos.
Los vehículos, los conductores y los equipos se pueden marcar con etiquetas significativas, para generar informes rápidos, independientemente de la información que se requiera. Esto significa que las grandes flotas se pueden dividir en grupos más manejables y se puede acceder a ellos rápidamente mediante la herramienta de búsqueda.
- Sistemas de software escalables
Problema: los administradores de flotas empresariales, trabajan en empresas grandes que manejan miles de activos, y, que a menudo experimentan un rápido crecimiento, especialmente cuando adquieren nuevos negocios.
Solución: la palabra “escalable” es nombrada muchas veces por las flotas. Escalable simplemente significa que una aplicación (como el software comercial) puede crecer y hacer frente a una organización a medida que crece
La escalabilidad integrada en nuestro software de gestión de flotas se extiende a sus opciones de informes, con la capacidad de generar informes masivos. A diferencia de otras aplicaciones de gestión de flotas, que a menudo, están restringidas en la cantidad de datos que pueden generar, nuestro software de gestión de flotas permite a los usuarios de grandes empresas informar sobre grandes cantidades de datos en su flota.
- Controlar el uso no autorizado de los activos de la empresa
Problema: los administradores de flotas, no pueden monitorear todos los activos de manera efectiva. El uso indebido de los activos de la empresa, como el uso de vehículos fuera del horario laboral o fuera de las áreas designadas, junto con la conducción peligrosa, puede generar costos adicionales para la empresa, así como posibles riesgos de litigio.
Solución: el software de gestión de flotas, se puede configurar para monitorear todos los activos de la empresa durante todo el día. La información como la velocidad del vehículo, la ubicación y el uso, así como el comportamiento de conducción (como aceleración brusca, desvíos y frenazos bruscos) se pueden informar con alertas enviadas directamente al gerente.
Además, esta información se puede recopilar y mostrar en informes o en un tablero en pantalla que destaca la actividad no deseada de la flota en toda la flota, lo que permite a los gerentes de alto nivel realizar un seguimiento del rendimiento general de la flota.
Los datos se pueden desglosar por equipos o divisiones para identificar tendencias no deseadas y pueden ayudar a los gerentes a decidir cómo se pueden abordar los problemas.
Las flotas empresariales funcionan mejor cuando tienen una solución de gestión de flotas
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