Cada año más industrias y empresas cambian al concepto del trabajo fuera de la oficina. La falta de visibilidad sobre las tareas, la dificultad para asignar recursos de manera eficiente y la imposibilidad de medir la productividad son problemas comunes. Sin embargo, las soluciones de gestión de servicios de campo ofrecen una respuesta a estos desafíos.
Las pequeñas y medianas empresas (PyMES), al principio, solo necesitaban el monitoreo de la ubicación en tiempo real. Ahora, se enfocan en la eficiencia, la oportunidad de reducir los costos y aumentar la productividad de trabajadores móviles, así como, la satisfacción de los clientes.
A continuación, veremos 6 herramientas que están integradas en Team Tracker, un software para la gestión de servicios de campo o software field service management (FSM).
- Check-in y prueba de entrega: seguimiento de la productividad
El seguimiento de la productividad de equipos remotos es un desafío constante para muchas empresas. La falta de supervisión directa puede llevar a una disminución en la eficiencia y el cumplimiento de objetivos.
Por ejemplo, en el caso de los representantes de ventas, sus tareas diarias incluyen visitas a clientes y puntos de venta. Aunque también es necesario establecer relaciones de confianza, ofrecer una mejor comprensión del negocio de una empresa y promover la marca. Esto resulta en la pérdida de oportunidades de negocio y un impacto negativo en el crecimiento de la empresa. Para solucionar este problema, es fundamental contar con herramientas que permitan un seguimiento preciso y detallado de las actividades en campo.
Team Tracker, tiene la solución con la herramienta de Check-in, la cual permite que los empleados marquen ubicaciones, envíen fotografías y formularios al instante.
A través de esta herramienta, los gerentes pueden verificar en tiempo real la ubicación de sus equipos, los tiempos de llegada y salida a cada lugar, así como enviar fotografías al momento de las actividades realizadas desde sus dispositivos móviles.
Con esta información, es posible evaluar el desempeño individual y tomar medidas correctivas si es necesario, asegurando así la máxima productividad y eficiencia del equipo.
- Asignación inteligente de tareas: visión clara y en tiempo real
Asignar y gestionar tareas de manera eficiente es fundamental para todo tipo compañías. Es decir, para proporcionar un excelente servicio al cliente, es necesario que el departamento de atención al cliente gestione eficientemente el trabajo de un empleado móvil.
Con una herramienta como la asignación inteligente de tareas, los gerentes pueden tener una visión clara y en tiempo real la ubicación y las actividades de cada empleado.
La herramienta será un salvavidas absoluto para las empresas multiservicios, ingenieros de servicio, mensajeros, conductores y para todos quienes cada minuto cuenta, ya que, permite optimizar la asignación de tareas, asegurando que siempre se envíe al técnico más cercano y disponible para cada solicitud. Cada vez que un gerente asigna una nueva tarea al trabajador más cercano, se enviarán los detalles con la dirección precisa y los archivos adjuntos al smartphone del empleado.
Además, funcionalidades como las rutas recurrentes automatizan la creación de tareas repetitivas, liberando tiempo a los gerentes para que se enfoquen en tareas de mayor valor agregado.
- Formularios digitales: recopilación de datos
La gestión de equipos de campo a menudo se ve obstaculizada por la falta de comunicación y la dificultad de obtener información actualizada sobre las tareas en progreso. Por ejemplo, cuando un técnico llega al lugar de la tarea, pueden suceder muchas cosas durante el servicio. Y si algo ha sido mal, el gerente se enterará del problema demasiado tarde.
Los formularios digitales, una de las herramientas de Team Tracker, les permite a los técnicos que capturen y envíen datos en tiempo real desde cualquier lugar a través de sus dispositivos móviles.
Con esta herramienta, es posible registrar detalles como fotografías antes y después, se pueden crear formularios con campos personalizados para completarlos con contratos, firmas de clientes, calificaciones de servicio y cualquier otra información relevante. Por ejemplo, si un representante de ventas o un técnico está autorizado para tomar pedidos, se puede agregar la opción de la firma electrónica a los formularios móviles. Los detalles del pedido serán confirmados por la firma del cliente y transferidos a la oficina sin demora.
- Chat y mensajería: una comunicación efectiva con empleados
Gestionar un equipo de trabajo móvil a distancia presenta desafíos únicos en cuanto a comunicación y motivación. Los gerentes necesitan encontrar formas efectivas para conectar con sus equipos y mantenerlos comprometidos, incluso cuando están físicamente separados. Si bien las herramientas de gestión de servicios de campo son fundamentales para optimizar las operaciones, no son suficientes por sí solas. La comunicación bidireccional es un componente esencial para construir relaciones sólidas y fomentar un ambiente de trabajo positivo.
Otra de las herramientas, que destacan en Team Tracker, es el chat y mensajería, ya que les facilita a las empresas la comunicación en tiempo real entre gerentes y técnicos con el sistema de chat en la aplicación móvil.
Entre sus beneficios le permite resolver dudas de manera inmediata, brindar apoyo, retroalimentación, y mantener a todos los miembros del equipo informados y conectados. Un chat integrado no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a aumentar la satisfacción de los empleados y, en última instancia, a mejorar la calidad del servicio al cliente.
5.Optimización de rutas: el camino hacia el ahorro
Generar rutas eficientes en las asignaciones no solo reduce los gastos de combustible y aumenta el tiempo con los clientes, sino que también tiene un impacto directo en su empresa. Según un estudio de McKinsey, las empresas que utilizan soluciones FSM pueden reducir sus costos operativos en un 15-20%.
Team Tracker permite la optimización de rutas, esta herramienta considera factores como: la distancia, el tráfico, las ventanas de tiempo y la disponibilidad de los técnicos.
Al minimizar los kilómetros recorridos y el tiempo de viaje, no solo se reducen los costos de combustible, sino que también se prolonga la vida útil de los vehículos. Además, la planificación anticipada ayuda a evitar retrasos y a mejorar la satisfacción del cliente.
6. Plug-in de Mensajería: seguimiento de pedidos
En la era digital, los clientes esperan una experiencia de entrega cada vez más personalizada y transparente. Saber dónde está su pedido y cuándo llegará es fundamental para satisfacer sus expectativas. Sin embargo, muchas empresas de logística y mensajería aún carecen de las herramientas necesarias para ofrecer esta visibilidad en tiempo real.
Team Tracker presenta una solución innovadora que permite compartir la ubicación de los mensajeros con los clientes de manera sencilla y efectiva. Al activar el plug-in correspondiente, las empresas pueden proporcionar a sus clientes un seguimiento detallado de sus pedidos, desde que salen del almacén hasta su entrega final.
El plug-in de Mensajería en el mapa permite a los clientes monitorear la ubicación del pedido en tiempo real y conocer su tiempo estimado de llegada con solo ingresar un ID. Esta funcionalidad no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta la confianza en la empresa y reduce las llamadas de seguimiento. Al ofrecer esta herramienta, las empresas de logística pueden diferenciarse de la competencia y posicionarse como líderes en el mercado.
Fuente: Daria Yakovleva, Navixy
Team Tracker: La solución que impulsa el éxito de miles de empresas en América Latina
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Con una presencia cada vez mayor en toda América Latina, Team Tracker llega a Venezuela para consolidarse como el aliado estratégico de las empresas que buscan automatizar las operaciones en campo para aumentar la productividad, reducir gastos y mejorar la experiencia del cliente.
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